＜マイナンバー「安全管理管理ｼｽﾃﾑづくり」９つのポイント ＮＯ２＞
６） 機器媒体管理を行う
特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体または書類等を、施錠できるｷｬﾋﾞﾈｯﾄ*書庫等に保菅します。ﾊﾟｿｺﾝのみで運用されている場合は、ｾｷｭﾘﾃｨﾜｲﾔｰ等により固定します。
特定個人情報等が記録された電子媒体を安全に持ち出す方法としては、持ち出しﾃﾞｰﾀｰの暗号化、ﾊﾟｽﾜｰﾄﾞによる保護、施錠できる搬送容器の使用等が必要です。
また書類等を安全に持ち出す方法としては、目隠しｼｰﾙを張り付けを行うことが等が考えられるでしょう。
７） 施設管理を行う
管理区域に関する物理的安全管理措置としては、入退室管理および管理区域へ持ち込む機器等の制限等が考えられます。
また、取扱区域に関する物理的管理措置としては、壁または間仕切り等の設置および座席置の工夫が必要です。
８） ﾃﾞｰﾀｰのｸﾚﾝｼﾞﾝｸﾞをする
企業ｼｽﾃﾑにおいて、ﾏｽﾀｰﾃﾞｲﾀｰが散在するために、社長、社員はどのﾏｽﾀｰが本当に正しいのかを判断する必要が出てきます。個人番号を項目としてﾃﾞｰﾀｰﾍﾞｰｽに付与していく場合でも、付与するﾃﾞｰﾀｰﾍﾞｰｽは極力少なくする必要があります。
９）証跡「ﾛｸﾞ」を収集する
通常の業務用ｿﾌﾄ等には、ﾛｸﾞを収集する仕組みが組み込まれています。個人番号を管理するにあたり、同じようにｼｽﾃﾑの利用ﾛｸﾞを取集しなければなりません。
中小企業では、ｅｘｃｅｌﾍﾞｰｽの管理ｼｽﾃﾑをつくり、こでﾛｸﾞを残すことも可能です。
ｅｘｃｅｌでも、新たにｼｽﾃﾑ化が難しい場合は「特定個人情報管理票」に、移動を日誌的に記載することによって代替えか可能です。
ＩＴを、導入せずに手書き「特に従業員の少ない会社の場合は」で十分管理が可能だと思います。
