＜ﾏｲﾅﾝﾊﾞｰの提供を求める時期＞

ﾏｲﾅﾝﾊﾞｰは、ﾏｲﾅﾝﾊﾞｰの利用に係る事務を行うことになった時点で提供を求めるのが原則です。

実務的には、事業者は、従業員がﾏｲﾅﾝﾊﾞｰの通知を受けたら、なるべく早く取集するのが得策です。なぜなら、ﾏｲﾅﾝﾊﾞｰの通知ｶｰﾄﾞを紛失した場合の再交付の手続きは、かなり煩雑になることが予想されるからです。

・ﾏｲﾅﾝﾊﾞｰの提供を求めることが出来る時期の例

ﾏｲﾅﾝﾊﾞｰは、その利用に係る事務の発生が予想できれば、その時点で提供を求めることができます。

①従業員と雇用契約を締結したとき
②非上場の株主に配当金を支払うとき
③法定調書の提出対象になる報酬等の支払いをするとき

④不動産の使用料等の法定調書を作成するとき

在籍している従業員のﾏｲﾅﾝﾊﾞｰは、一定の時期をきめ出来るだけ早く収集するのが望ましいでしょう。

注意　　配偶者の所得の見積額が１０３万円超１３０万円未満の場合、扶養控除等申告書に配偶者の名前やﾏｲﾅﾝﾊﾞｰは記載しません。

しかし、この配偶者は社会保険上の扶養親族にには該当しますから、事業者はこの配偶者のﾏｲﾅﾝﾊﾞｰを取得しなければならないのです。

このような場合、事業者は対象者に別の方法でﾏｲﾅﾝﾊﾞｰの報告を命ずる必要があります。

既存従業員には、必要になった場合に、使用目的、一覧によって、税金*社会保険関係で必要であることでﾏｲﾅﾝﾊｰｶｰﾄﾞを取得すれば問題ないと思います。

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